Notaire et RGPD : suivre ses clients dans les règles

L'essentiel

• L'étude est responsable du traitement des données de ses clients, y compris lorsqu'elle confie le suivi à un prestataire.
• Le suivi client suppose une base légale documentée, une information claire du client et un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD.
• Les courriels proposant un service obéissent en plus au code des postes et des communications électroniques.

Suivre ses clients dans le temps suppose de conserver et d'exploiter leurs données au-delà de l'acte. Le RGPD ne l'interdit pas. Il impose de le faire selon des règles précises, qui s'ajoutent au secret professionnel.

1. L'étude est responsable du traitement

L'étude détermine pourquoi et comment les données de ses clients sont utilisées. Elle inscrit le suivi client dans son registre des activités de traitement (RGPD, article 30). Cette responsabilité ne se délègue pas : elle demeure lorsque l'étude recourt à un logiciel tiers.

2. Une base légale documentée

Chaque finalité repose sur une base légale (RGPD, article 6). Pour un suivi rattaché au devoir de conseil, deux bases sont couramment envisagées :

• l'intérêt légitime de l'étude à accompagner ses clients, à condition de mettre en balance les attentes raisonnables du client ;
• le consentement, recueilli par exemple par une case à cocher dans le questionnaire préalable au rendez-vous.

Le choix et son analyse sont documentés.

3. Le cas particulier du courriel

Un courriel invitant le client à recourir à un service de l'étude relève de l'article L. 34-5 du code des postes et des communications électroniques. Il suppose le consentement préalable du destinataire, sauf si :

• le destinataire est déjà client ;
• le message porte sur des services analogues de l'étude ;
• le client a été informé lors de la collecte de son adresse et peut s'opposer simplement à ces envois, à la collecte puis dans chaque message.

Un courriel purement informatif n'entre pas dans ce régime.

4. Informer le client

Le client sait que ses données sont conservées pour assurer son suivi, pour combien de temps, et comment exercer ses droits (RGPD, article 13). La mention figure dans le questionnaire, la lettre de mission ou la politique de confidentialité de l'étude.

5. Encadrer le prestataire

Le logiciel de suivi agit comme sous-traitant. Le contrat prévoit au minimum (RGPD, article 28) :

• un traitement sur instruction documentée de l'étude ;
• l'engagement de confidentialité des personnes habilitées ;
• les mesures de sécurité ;
• l'encadrement des sous-traitants ultérieurs ;
• au choix de l'étude, la suppression ou la restitution des données en fin de contrat (article 28.3.g).

S'y ajoutent trois points propres au notariat : un hébergement des données dans l'Union européenne, l'absence de réutilisation des données pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle, et un engagement écrit au secret professionnel (code pénal, article 226-13).

6. Respecter les droits du client

Le client peut s'opposer à tout moment à recevoir des messages de suivi (RGPD, article 21). Son choix est enregistré et vérifié avant toute sollicitation personnalisée. Il dispose aussi des droits d'accès, de rectification et d'effacement, dans les limites des obligations de conservation propres aux actes.

Sources

• Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), articles 6, 13, 21, 28 et 30
• Code des postes et des communications électroniques, article L. 34-5 (Légifrance)
• Code pénal, article 226-13 (Légifrance)

Publié le 1 octobre 2026 par l'équipe Notacor. Suggestions, corrections, retours : contact@notacor.fr.

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